各設(shè)區(qū)市人民政府，省人民政府各工作部門、各直屬機構(gòu)：

《陜西省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

陜西省人民政府辦公廳

2024年4月11日

陜西省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法

第一章總則

第一條為推進和規(guī)范陜西省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本省實際，制定本辦法。

第二條本辦法適用于各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)開展的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

第三條本辦法所稱的政務(wù)服務(wù)，是指全省各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)在辦理依申請辦理的行政權(quán)力事項和公共服務(wù)事項過程中提供的服務(wù)。各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)是指行政機關(guān)和其他負(fù)有政務(wù)服務(wù)職責(zé)的機構(gòu)。政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)，是指政務(wù)服務(wù)機構(gòu)辦理政務(wù)服務(wù)事項時使用的統(tǒng)籌建設(shè)或自行建設(shè)的信息系統(tǒng)。

本辦法所稱政務(wù)服務(wù)電子文件，是指政務(wù)服務(wù)機構(gòu)在履行職責(zé)過程中通過政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的信息記錄，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等組成。

本辦法所稱政務(wù)服務(wù)電子檔案，是指具有憑證、查考價值，對國家以及社會具有保存價值，并歸檔保存的政務(wù)服務(wù)電子文件。

第四條省檔案局、省政府辦公廳負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)全省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。省檔案局具體負(fù)責(zé)規(guī)范、指導(dǎo)和監(jiān)督全省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

各級政務(wù)服務(wù)管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)有關(guān)部門為政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作提供支持，推進本級政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

各級檔案主管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，會同有關(guān)部門制定相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，審查本級政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔范圍和檔案保管期限。

各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)是政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，制定政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，做好政務(wù)服務(wù)電子文件的形成、辦理、歸檔和電子檔案保管、利用等工作；完善自行建設(shè)的政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)電子文件歸檔功能，推進電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，或者使用檔案部門統(tǒng)一開發(fā)的集中式數(shù)字檔案室系統(tǒng)，對本單位政務(wù)服務(wù)電子檔案進行集中統(tǒng)一管理；按規(guī)定向同級綜合檔案館移交本單位政務(wù)服務(wù)電子檔案。

各級綜合檔案館應(yīng)當(dāng)明確政務(wù)服務(wù)電子檔案移交進館要求，建設(shè)滿足電子檔案長期安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)，開展電子檔案接收工作，保障電子檔案規(guī)范接收、保存和共享利用。

第五條在陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺上辦結(jié)歸檔的電子文件是政務(wù)服務(wù)機構(gòu)依法履行職能的重要憑證，是國家檔案信息資源的重要組成部分，其管理應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

（一）統(tǒng)一規(guī)劃。將政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)總體規(guī)劃，實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程。

（二）全程管理。根據(jù)電子檔案的特點和管理要求，建立嚴(yán)密、完整的管控體系，對政務(wù)服務(wù)中應(yīng)歸檔電子文件的收集與采集、歸檔與管理、保存與利用、移交與接收等，實行全程管理。

（三）高效利用。充分發(fā)揮電子檔案高效、便捷的優(yōu)勢，實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)電子檔案分層次、分類別、按需求、按權(quán)限共享利用。

（四）安全可控。采取有效技術(shù)手段和管理措施確保政務(wù)服務(wù)電子檔案安全。

（五）各盡其責(zé)。各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理制度，明確職責(zé)分工，將電子文件歸檔和電子檔案管理責(zé)任納入相關(guān)崗位職責(zé)。

第六條政務(wù)服務(wù)電子文件形成、辦理、歸檔以及電子檔案保管、利用、移交等全過程管理應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，確保政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案真實、完整、可用、安全。

第七條各級檔案主管部門會同政務(wù)服務(wù)管理部門，依據(jù)有關(guān)法律、行政法規(guī)對政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改落實。對違反檔案管理規(guī)定的，依法依規(guī)進行處理。

第八條涉及國家秘密的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理，依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理。

第二章電子文件生成規(guī)范

第九條各級政務(wù)服務(wù)管理部門應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）、《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》（GB/T 42727-2023）等規(guī)定，設(shè)計和完善各級政務(wù)服務(wù)電子文件的形成、辦理、歸檔、數(shù)據(jù)交換等基本功能模塊，并實現(xiàn)安全、可靠、有效運行，為政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔、電子檔案集中統(tǒng)一管理提供技術(shù)支持。

各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)自行建設(shè)的、與陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺以數(shù)據(jù)交換方式連接的政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)，其功能需求、辦理流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等應(yīng)當(dāng)與陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺相銜接，并依規(guī)匯交電子文件。

第十條各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照審核公布的權(quán)責(zé)清單、公共服務(wù)事項目錄和運行流程等要求，對本單位在陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺上辦理事項的材料遞交、辦理、制作和留存等作出具體規(guī)定，完整收集本單位在政務(wù)服務(wù)過程中形成、辦理、傳輸和存儲的文本、圖像、音頻、視頻等數(shù)字格式的應(yīng)歸檔電子文件。

企業(yè)和群眾向政務(wù)服務(wù)機構(gòu)提供的紙質(zhì)材料，由政務(wù)服務(wù)工作人員核驗后線下錄入或掃描上傳，進行線上處理。

第十一條各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)收集的應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)格式，應(yīng)當(dāng)符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》《陜西省電子檔案移交與接收辦法》等規(guī)定，并且通用、開放、不綁定軟硬件，加密的政務(wù)服務(wù)電子文件應(yīng)當(dāng)解除加密技術(shù)手段后歸檔。

根據(jù)信息化發(fā)展需要，應(yīng)當(dāng)動態(tài)調(diào)整相應(yīng)的電子文件存儲格式和技術(shù)支撐形式，確保能夠長期有效讀取，并在脫離陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺歸檔后，可以正確讀取和使用。

第三章電子文件歸檔和管理

第十二條各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)依據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等規(guī)章以及本部門權(quán)責(zé)清單、公共服務(wù)事項目錄等制定本單位政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔范圍。政務(wù)服務(wù)辦理全過程中形成和調(diào)用的證據(jù)性材料、程序性材料、結(jié)果性材料等應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。

第十三條政務(wù)服務(wù)電子文件應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，可以以電子形式歸檔。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，不再以紙質(zhì)形式歸檔。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第十四條政務(wù)服務(wù)電子文件一般以事項辦件為基本單位進行歸檔整理，辦理過程中以數(shù)據(jù)共享形式調(diào)閱的電子證照及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)一并歸檔。涉及聯(lián)合辦理的，相關(guān)政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照“誰主辦、誰歸檔”的原則做好歸檔工作。

第十五條政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔一般采用在線實時歸檔方式，不具備在線歸檔條件的，可以采用離線歸檔方式，歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的次年6月底。

第十六條各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)確定本單位政務(wù)服務(wù)電子檔案保管期限，保管期限分為永久和定期，定期不應(yīng)低于行政管理、訴訟、審計等活動所需的追溯年限。

第十七條各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極推進政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)相銜接，支撐政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案全流程管理。已自行建設(shè)系統(tǒng)的，應(yīng)當(dāng)與電子檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)互通。

第四章電子檔案保管與利用

第十八條各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立政務(wù)服務(wù)電子檔案安全管理規(guī)章制度，按照國家網(wǎng)絡(luò)安全等級保護標(biāo)準(zhǔn)建立安全防護體系，配備必要的信息安全設(shè)施設(shè)備，保證電子檔案數(shù)據(jù)資源安全可控。

第十九條各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)做好本單位電子檔案安全管理工作，定期開展電子檔案備份，做好電子檔案登記、日常檢查、轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、到期銷毀等工作。

第二十條各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)在符合國家法律法規(guī)要求的前提下，積極推進政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案高效共享和開發(fā)利用，按照檔案、保密、信息安全、知識產(chǎn)權(quán)保護、網(wǎng)絡(luò)安全等法律法規(guī)和《中華人民共和國政府信息公開條例》規(guī)定，履行信息公開的主體責(zé)任，實現(xiàn)電子檔案便捷化共享利用。

第五章電子檔案移交與接收

第二十一條各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定，將陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺及自行建設(shè)系統(tǒng)產(chǎn)生的保管期限為永久、30年的政務(wù)服務(wù)電子檔案，在其形成之日起5年內(nèi)向同級綜合檔案館移交。具備條件的，可以提前移交進館。

第二十二條各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對待移交的電子檔案進行提取和整理，并進行技術(shù)處理和檢測，在正式移交前完成移交審核、出具開放利用意見、移交辦理等工作。

第二十三條政務(wù)服務(wù)電子檔案移交綜合檔案館一般采用在線移交方式，不具備條件的可以采用離線移交方式。

第二十四條各級綜合檔案館應(yīng)當(dāng)做好政務(wù)服務(wù)電子檔案接收、登記、檢測等工作，履行交接手續(xù)。

第六章附則

第二十五條本辦法由省檔案局、省政府辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

第二十六條本辦法自發(fā)布之日起施行。